Une plateforme sur mesure pour les appels à projets et à candidatures du CCCA-BTP.
Initiée en 2021, la plateforme Appels à projets du CCCA-BTP n'a cessé d'évoluer et de s'enrichir de nouvelles fonctionnalités. Présent aux prémices du projet, lamp a construit, en collaboration avec l'équipe du CCCA-BTP, un outil puissant permettant la gestion d'un projet de son dépôt par le candidat à sa diffusion une fois le projet réalisé. De l'évaluation des candidatures, à la génération automatisée des conventions de subvention (signature dématérialisée via DocuSign), l'outil permet de suivre un projet tout au long de sa mise en œuvre, tout en respectant les process et l'interconnexion avec les outils métiers du CCCA-BTP.
À l'origine, un outil de publication des appels à projets et d'évaluation des candidatures
Simplifier la publication
L'outil a été pensé pour simplifier le travail des équipes. Par le biais d'un back office ergonomique et pratique, le CCCA-BTP est autonome dans la planification et la publication automatique de ses appels à projets. Avec une grande souplesse dans le choix des paragraphes, ils composent des pages simplement. L'affichage front-end respectent parfaitement la ligne graphique du site.
Le contenu est affiché en respectant les restrictions liées aux droits d'accès des utilisateurs (connectés ou non, et en fonction du spectre de droits associés à leurs rôles sur la plateforme).
Un moteur de recherche efficace permet à l'utilisateur d'accéder facilement aux contenus qui l'intéressent par le biais d'un système d'autocomplétion et de filtrage par facettes.
Dématérialiser les données des dépôts
L'un des enjeux du projets était de permettre aux CCCA-BTP de dématérialiser au maximum les données des dépôts de projets et de candidatures. Ce qui était réalisé sur papier, scanné puis retranscrit dans des fichiers excel avant l'arrivée de la plateforme, est aujourd'hui en grande partie dématérialisé par le biais de formulaires simples et efficace. Le candidat complète en ligne sa candidature. L'outil lui permet de sauvegarder son dépôt et d'y revenir plus tard pour le finaliser.
Les données sont formatées et validées lors du dépôt (horodatage des dossiers), assurant un pré-contrôle d'éligibilité des candidatures déposées. Elles sont accessibles par le CCCA-BTP depuis la plateforme, mais aussi via l'export de fichier PDF charté ou de fichier Excel ou CSV.
Un espace utilisateur pratique
L'espace utilisateur a été pensé comme un tableau de bord évolutif, pouvant recevoir au fur et à mesure des développements, des briques supplémentaires sans bousculer les habitudes de l'utilisateur.
Comme pour la partie publique de la plateforme, l'espace utilisateur possède des moteurs de recherche efficaces sur les mêmes principes d'autocomplétion et de recherche par facettes, fluidifiant la navigation dans l'outil.
Évaluer en quelques clics
Lamp a développé un outil sur-mesure pour permettre aux collaborateurs du CCCA-BTP d'évaluer efficacement les candidatures déposées. Grâce à une interface intuitive, et via un système souple qui permet d'ajouter à un socle commun des critères spécifiques à chaque projet, l'évaluation s'intègre complètement dans le parcours des utilisateurs (notification de rappel, visualisation du taux d'évaluation, export de fichiers PDF chartés ou fichier PowerPoint éditable).
L'évaluation a été repensée pour s'intégrer complètement au cycle de sélection des projets au sein du CCCA-BTP (comité dé présélection, Groupe de Travail Paritaire, Comité d'Administration).
Le candidat, acteur à part entière
Avec un espace dédié, le candidat a été inclu dans la réflexion de rendre l'outil efficace pour maintenir une base de données à jour des informations des acteurs du CCCA-BTP. Par le biais de formulaires simples et d'un système de rappels efficace, l'outil permet d'inciter le candidat à mettre à jour régulièrement ses informations.
Il peut par ailleurs gérer les utilisateurs associés à son organisme, libérant le CCCA-BTP d'une gestion administrative des utilisateurs de la plateforme, rendant chaque organisme autonome dans la gestion de son espace.
Les notifications, au centre de l'outil
La plateforme permettant de réaliser de nombreuses actions, il était essentiel de mettre en place un système de notifications performant. Il a été pensé sur deux axes complémentaires :
- Le centre de notification
Il permet de conserver un historique de toutes les notifications et d'accéder rapidement à l'action associée. - Les notifications par email
Afin d'éviter aux utilisateurs de devoir se connecter régulièrement pour vérifier les actions à réaliser, un envoi d'email des notifications a été mis en place. Les emails respectent la charte du site, et sont envoyés via le protocole SMTP pour éviter toutes problématiques liés aux spams.
Développement et amélioration continue de la plateforme
Vers un outil complet dans le gestion de projets
Lamp continue d'améliorer l'outil chaque année. Via des process de déploiement maitrisés, de nouvelles fonctionnalités sont envoyées en production régulièrement. Un environnement de pré-production permet au CCCA-BTP de les tester et de les valider.
Améliorer l'accès à la donnée
Via un tableau de bord orienté sur les données, la plateforme permettra une data-visualisation plus précise des données et des exports ciblés au format Excel et CSV. Des affichages statistiques permettront d'accéder rapidement à des indicateurs clés sur l'avancement des projets.
Pour aller plus loin
Découvrez la vidéo de présentation de la plateforme !
